Studio legale multi-avvocato

La gestione dello studio, in un solo posto

LegalOne è un’applicazione web pensata per studi legali con più professionisti: centralizza fascicoli, anagrafica, agenda e modelli di lavoro, con controlli di accesso differenziati e tracciamento delle operazioni importanti. L’interfaccia riprende il linguaggio visivo dei gestionali professionali (tonalità di blu, tabelle e pannelli) per un uso quotidiano rapido e ordinato.

  • Database relazionale (MySQL/MariaDB) con vincoli tra clienti, pratiche, calendario e procedure
  • Accesso da browser: nessun programma da installare sul computer degli utenti finali
  • Adatta a hosting condiviso: configurazione tramite file .env, prima installazione guidata o import SQL
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Cos’è e a chi è rivolto

Il sistema nasce per sostituire o affiancare fogli Excel e cartelle disorganizzate: ogni pratica è un record strutturato collegato a un cliente, con possibilità di associare più avvocati allo stesso fascicolo, così da sapere sempre chi segue cosa.

Il calendario raccoglie udienze, scadenze procedurali, appuntamenti e attività interne (task), con possibilità di legare un evento a una pratica per avere il contesto sotto mano. Le procedure permettono di definire modelli di checklist (es. contenzioso civile) e di applicarli alle pratiche, segnando passo passo cosa è stato completato.

Un modulo amministrativo consente di creare utenti e assegnare ruoli (amministratore, avvocato, segreteria), così da limitare la visibilità dei dati secondo le policy dello studio.

Funzionalità principali

Di seguito il dettaglio di ogni area funzionale: cosa memorizza il sistema, cosa può fare l’utente e come si collega al resto dell’applicazione.

Pratiche e fascicoli

Ogni fascicolo ha titolo obbligatorio, cliente di riferimento, stato (aperta o archiviata), riferimento interno di studio, tribunale/foro, oggetto e note libere. Sono registrati data di creazione, ultimo aggiornamento e utente che ha creato la pratica.

È possibile assegnare uno o più utenti (avvocati o amministratori) alla pratica. L’amministratore vede e modifica tutte le pratiche; gli altri utenti vedono solo i fascicoli a cui sono associati. In modifica, chi non è amministratore può intervenire solo se fa parte del team della pratica.

Anagrafica clienti

Scheda soggetto con ragione sociale o denominazione obbligatoria, codice fiscale e partita IVA opzionali, email, telefono, indirizzo e campo note. I clienti sono elencati in ordine alfabetico e sono il riferimento obbligatorio quando si apre una nuova pratica.

Ogni nuovo inserimento viene registrato nel log di audit per responsabilità e tracciabilità. Non è prevista in questa versione la gestione documentale avanzata dei file allegati lato interfaccia, ma il database prevede già una tabella documenti per evoluzioni future.

Calendario legale

Gli eventi hanno titolo, tipo (udienza, scadenza, appuntamento, task), data e ora di inizio, fine opzionale, luogo e note. Si può opzionalmente collegare l’evento a una pratica aperta a cui l’utente ha accesso.

La vista elenco è filtrabile con data “da” e “a” (predefinito: mese corrente). L’amministratore visualizza tutti gli eventi nel periodo; gli altri utenti vedono ciò che hanno creato loro oppure ciò che riguarda pratiche di cui fanno parte, così da evitare esposizione di impegni altrui.

Procedure e checklist

Un template di procedura ha nome e descrizione; contiene una serie ordinata di passi (titolo + ordine). L’amministratore può creare nuovi modelli dall’interfaccia.

Si applica un modello a una pratica scelta: il sistema crea gli step collegati al fascicolo. Dalla schermata checklist si possono segnare i passi come completati o da fare, con data di completamento. È incluso un modello di esempio “Contenzioso civile — base” con passi tipici (documentazione, analisi, depositi, scadenze, udienza).

Multi-utente e cruscotto

Ruoli: amministratore (gestione utenti, vista estesa su pratiche ed eventi, modifica assegnazioni sulle pratiche), avvocato e segreteria (vista limitata alle pratiche assegnate e agli eventi pertinenti).

Il cruscotto mostra il numero di pratiche aperte (per l’admin tutte quelle dello studio; per gli altri solo quelle in cui compaiono come membri) e fino a otto prossimi eventi di calendario imminenti, così da avere a colpo d’occhio il carico di lavoro.

Sicurezza e conformità operativa

Le password non sono mai memorizzate in chiaro: si usano funzioni di hash e verifica native di PHP. I form sensibili includono protezione CSRF; la sessione usa cookie HttpOnly, SameSite e opzione per cookie “secure” in HTTPS.

Dopo ripetuti tentativi di accesso falliti per la stessa combinazione IP + email, il login viene temporaneamente bloccato. Le azioni rilevanti (accesso, creazione o modifica di pratiche, clienti, eventi, procedure, utenti) lasciano traccia in un registro di audit con indicazione di utente, tipo azione, metadati e indirizzo IP.

Installazione e ambiente

Stack: PHP 8+ con PDO e MySQL/MariaDB. La configurazione (host, porta, nome database, utente, password, parametri sessione) avviene tramite file .env nella root del progetto.

  • Prima attivazione: wizard web che crea tabelle, modello procedure di esempio e primo utente amministratore, oppure import del file SQL fornito con il pacchetto.
  • Se nel database esiste già almeno un utente, l’applicazione considera l’ambiente operativo senza obbligare al wizard.
  • Percorsi e redirect calcolati in base alla cartella pubblica, utile se il sito è in una sottodirectory sul hosting.

Interfaccia e dispositivi

Layout con barra di navigazione superiore, titolo di pagina e contenuto in pannello: stile coerente con applicazioni gestionali “business”, con predominanza di blu e grigio.

  • Schermate principali organizzate in tabelle scrollabili su schermi piccoli.
  • Form con griglia responsive; pulsanti e campi dimensionati per uso anche da mobile.
  • Header di sicurezza HTTP (CSP, anti-clickjacking, referrer policy) impostati lato applicazione.

Flusso operativo tipico

Esempio di utilizzo concreto in studio: dall’apertura del fascicolo al monitoraggio delle scadenze, tutto all’interno dello stesso ambiente.

1. Anagrafica e pratica

Si inserisce o si verifica il cliente in anagrafica. Si crea la pratica collegando il cliente, si compilano tribunale e oggetto, si assegnano i professionisti coinvolti. Lo stato resta “aperta” fino alla conclusione del incarico.

2. Agenda e procedure

Si registrano udienze e scadenze nel calendario, eventualmente legate al fascicolo. Se il tipo di causa segue un percorso ricorrente, si applica un modello di procedura: compaiono i passi da spuntare man mano che il lavoro avanza.

3. Controllo e ruoli

Il responsabile di studio (ruolo amministratore) supervisiona carichi di lavoro e utenti. Il cruscotto offre una lettura sintetica delle pratiche aperte e degli impegni futuri; il registro di audit consente di ricostruire chi ha modificato cosa.

Limiti della versione attuale

Non sono inclusi in questa release: fatturazione, deposito telematico verso i portali della giustizia, gestione PEC integrata, caricamento file con anteprima. La struttura dati per i documenti è predisposta per estensioni successive.

Professionista al lavoro su documenti digitali

Perché una palette in tonalità di blu

Il blu è associato in interfaccia a chiarezza, ordine e contesti professionali (finanza, sanità, legal tech). LegalOne usa sfumature dal blu notte del hero al blu ghiaccio delle sezioni di contenuto, con bordi e ombre sempre derivati dalla stessa famiglia cromatica: l’obiettivo è ridurre il carico cognitivo in sessioni di lavoro lunghe e favorire la lettura di tabelle dense di informazioni.

Le schede moduli hanno un accento verticale blu e fondo leggermente degradato verso il bianco, per separare visivamente le aree senza usare colori estranei. La fascia centrale e il piè di pagina richiamano le stesse tonalità per un aspetto unitario su tutta la pagina di presentazione.

  • Hero a gradiente blu profondo con testo chiaro e call-to-action ad alto contrasto
  • Sezioni intermedie su fondi blu chiarissimo e bordi blu pastello
  • Fascia “flussi” in blu medio per evidenziare il percorso operativo
  • Footer in blu notte con testo azzurro chiaro per chiusura elegante

Inizia da qui

Per mettere in esercizio l’applicazione è necessario un database MySQL o MariaDB già creato sul hosting, le credenziali scritte nel file .env e — alla prima installazione — l’esecuzione del wizard di setup oppure l’import dello script SQL incluso nel progetto.

In alternativa, se il database è già stato popolato (presenza di utenti), è sufficiente accedere con le credenziali definite in fase di installazione. Si consiglia HTTPS in produzione e password robuste per tutti gli account.

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